3 licencias de escritorio y una visión: crear un programa GIS desde cero

Esta historia presentada por Nearmap.

Es enero de 2019 y lo contratan para ser el administrador de GIS de una operación de recursos hídricos de 10 condados. Estamos hablando de suministro y distribución de agua, servicios de recolección de aguas residuales, represas de generación hidroeléctrica, operaciones de embalses y desvío de ríos y sistemas de canales en un área de rápido crecimiento. ¿Y adivina qué? No existe un departamento SIG. Ningún otro empleado de GIS. El alcance de GIS en la organización es de tres licencias de software de escritorio Esri ArcGIS. Eso es todo.

¿Estás saliendo corriendo por la puerta o estás ansioso por asumir el desafío?

Por suerte para la Autoridad del Río Guadalupe-Blanco (GBRA), hicieron una gran contratación. Mysti Downing estaba lista para enfrentar el desafío. Como gerente certificada de GISP y llanuras aluviales en Texas que había trabajado en GIS y recursos hídricos durante más de 10 años, sabía el valor que GIS podía aportar a GBRA: a sus operaciones, flujos de trabajo, empleados y clientes. Y supo desde el principio que un producto de imágenes aéreas de alta resolución de Nearmap sería una clave importante para el éxito.

En menos de 4 años, Downing ha transformado la relación de la organización con GIS, convirtiéndolo en una herramienta estándar para los flujos de trabajo cotidianos. Hoy en día, el 70 % de la fuerza laboral de GBRA ahora usa su portal SIG de forma regular (el 30 % lo hace al menos una vez al día o una vez a la semana) con, por lo general, entre 20 y 30 usuarios móviles activos que trabajan con datos en el campo.

Entonces, ¿cómo logró Downing una adopción tan alta para un nuevo programa GIS? ¿Qué pasos y herramientas fueron claves para el proceso?

¿Qué tenemos aquí? (también conocido como Primeros pasos)

La Autoridad del Río Guadalupe-Blanco cubre una gran parte del centro de Texas y tiene influencia a lo largo de toda la cuenca del río que se extiende más allá de la jurisdicción de su condado. Su distrito incluye 5 plantas de tratamiento de agua, 13 plantas de tratamiento de aguas residuales, 7 plantas hidroeléctricas y 4 parques. Además de brindar servicios públicos a aproximadamente 750.000 residentes, también se preocupan por la gestión y la sostenibilidad de los recursos hídricos. El ímpetu inicial para implementar un programa GIS fue implementar una estrategia de gestión de activos que pudiera inventariar y monitorear los miles de activos en sus operaciones, desde tapas de alcantarillas hasta presas.

Downing comenzó con una evaluación de necesidades, hablando con las distintas divisiones y departamentos para determinar la mejor manera de configurar el programa para los usuarios y las operaciones de la organización. Sin analistas de GIS ni otros colegas de GIS, comenzó sola con el desarrollo de activos lineales, pero tuvo que contratar consultores (con un gasto significativo) para poder construir la base de datos de activos inicial de manera oportuna. También evaluó el servicio de imágenes de Google disponible en todo el estado para ver si podía satisfacer sus necesidades. Ambas tareas fueron cruciales y sentaron las bases para el producto que quería desde el principio.

Presionando por las herramientas adecuadas

Downing solicitó los servicios de Nearmap tan pronto como obtuvo el trabajo, sabiendo que las integraciones entre sistemas son poderosas. Estaba familiarizada con él por su experiencia laboral anterior y sabía que sería una herramienta innovadora para GBRA. Pero fue una gran petición: una especie de petición de 1/3 del pequeño presupuesto anual de GIS. El registro temprano enfatizó su confianza en la necesidad de imágenes aéreas de alta resolución para respaldar el programa. Cuando comenzó el trabajo inicial para construir su programa GIS, simultáneamente construyó el caso para Nearmap, mientras evitaba costos adicionales de consultoría al utilizar Nearmap cuyas imágenes le permitirían a Downing mantener activos lineales por su cuenta. Este punto por sí solo justificaba el costo del servicio.

Uno de los factores clave en el proceso de decisión fue la necesidad de una mejor calidad y frecuencia de imagen. Las imágenes de Google en todo el estado simplemente no fueron suficientes porque se vuelan con menos frecuencia y ofrecen una resolución mucho más baja que Nearmap. Si bien Nearmap no proporciona una cobertura total de su área de 10 condados, vuela 3 veces al año sobre el corredor I-35 donde se encuentran la mayoría de las instalaciones de GBRA, cubriendo la mayoría de sus áreas de trabajo y de interés. Esta frecuencia de captura y detalle de alta resolución es increíblemente útil y es la diferencia entre poder ver, o no, los activos y la actividad en el terreno de manera oportuna y sin viajes adicionales al campo.

Downing obtuvo la aprobación del presupuesto para Nearmap en el otoño de 2020 y, como predijo, GBRA vio de inmediato el valor de su trabajo. Tanto es así que presupuestaron para pagar la expansión de la cobertura de Nearmap en 2 condados para capturar más de sus instalaciones.

Ser estratégico desde el principio y con frecuencia

Además de solicitar la aprobación del presupuesto para Nearmap desde el principio, Downing creó un plan estratégico para establecer una visión y una misión GIS. Dicho plan es importante tanto para orientar las actividades como para justificar las solicitudes de presupuesto. ¿Qué está haciendo GIS por la agencia? ¿Cuál es el retorno de la inversión? Downing sugiere mantener el plan estratégico de una organización actualizado y significativo. No se limite a convertirlo en una tarea de la lista de verificación de gestión de una sola vez. El plan ayudará a mantener las actividades enfocadas en las prioridades establecidas y estará listo para apoyar esas discusiones presupuestarias críticas.

Dos objetivos fundamentales para el plan estratégico de GBRA se centran en mantener un sistema central bien organizado de datos comerciales y operativos y proporcionar un fácil acceso a los datos relevantes desde cualquier dispositivo en cualquier lugar. Cumplir con estos objetivos es lo que hace que GIS sea verdaderamente útil para GBRA, especialmente dado su gran equipo de operaciones y personal de campo. Nearmap nuevamente demostró ser una excelente opción porque, como servicio de imágenes, podría colocarse fácilmente en el portal de GBRA y ponerse a disposición de usuarios de todo tipo.

Cómo saber que está funcionando

Usted pone toda la planificación para configurar un programa GIS para su organización. Activas el interruptor, por así decirlo, haces que todos los sistemas funcionen, ¿y luego qué? ¿Cómo sabes que está funcionando? Bueno, la gente lo usa. Es así de simple. Usted sabe que está funcionando si los empleados descubren que funciona para ellos y las personas usan el sistema (los datos, las aplicaciones, las herramientas) sin que se les presione mucho para que lo hagan.

Rápida y consistentemente, Downing obtuvo los resultados que predijo. No se trataba solo de la impresionante cantidad de usuarios, sino que Nearmap se estaba convirtiendo en parte del vocabulario del lugar de trabajo y en un recurso de consulta. Rutinariamente escuchaba a sus colegas decir: "¿Miraste las imágenes de Nearmap?" Desde equipos de campo hasta gerentes de división, una vez que el personal de GBRA conocía el producto, su frecuencia y alta resolución, se convencieron e instintivamente lo consultaron en su trabajo. Downing cree que este uso natural y generalizado de Nearmap es la evidencia más sólida del éxito del programa y la mejor prueba para los ejecutivos de que fue la elección correcta. Si Nearmap no funciona, lo que Downing señala que generalmente se debe a algo de su parte que necesita corrección, se entera de inmediato por parte del personal. Es otra forma más en la que sabe que el portal se está usando y se usa con frecuencia.

Los usos de GIS en GBRA son muchos. Se extiende a casi todos los rincones de las operaciones y Nearmap es un servicio en casi todos los visores de mapas del portal GBRA GIS. Las imágenes históricas se utilizan para evaluar las vías fluviales, los lagos y su cambio a lo largo del tiempo, monitoreando las tasas de extracción o los problemas de las compuertas en las presas. Si hay una solicitud para excavar, las líneas se ubican a través de los datos e imágenes disponibles, lo que evita la necesidad de una evaluación en el sitio. Las invasiones de servidumbres se evalúan a través de imágenes, al igual que las reubicaciones de líneas propuestas, lo que ahorra el tiempo y los gastos de enviar topógrafos. Y los empleados continúan encontrando nuevas formas de usar las imágenes de Nearmap más allá de las tareas capacitadas. Por ejemplo, para evaluar una solicitud de presupuesto para el mantenimiento del derecho de paso, un empleado de GBRA usó imágenes de Nearmap para determinar qué filas requerían o no mantenimiento y, al hacerlo, también notó algunas correcciones espaciales y las compartió con Downing. Esto muestra la participación de los empleados de GBRA en el programa GIS y los servicios Nearmap. Encuentran formas adicionales de mejorar sus flujos de trabajo y contribuyen de forma independiente al mantenimiento y la mejora de los datos.

Un gran momento reciente para el programa GBRA GIS fue obtener un acuerdo empresarial de ArcGIS con Esri en el otoño de 2022. El rediseño para esto es solo otro gran paso de muchos en rápida sucesión desde el inicio del programa en 2019. Downing continúa ofreciendo capacitación para los empleados, recordando les dice lo que está disponible, pero descubre que las personas no necesitan muchos recordatorios para usar Nearmap.

Es bastante increíble cuán lejos y cuán rápido ha llegado GBRA en su relación con GIS. Es una prueba del éxito que se puede lograr con una implementación práctica y reflexiva de GIS y con la elección de las herramientas adecuadas para el trabajo. ¿Cuánto innovará GBRA en sus operaciones con sus estrategias GIS en otros cuatro años? El cielo es el límite.

Imagen de portada: Conservación del hábitat del río Guadalupe

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